テンプレを上手く使うのはアナタ次第!テンプレを過信するべからず

春が差し迫り、いつも通り桜の開花予報と花粉飛散量の予報があちらこちらで流れてきました。
yonetaso Labo(ヨネタソラボ)内でも、花粉の症状が出始めておりマスクをして出社するものも増えてきて、いざ仕事に手を付けたかとおもいきやティッシュに手を付けて「チーンチーン」と鼻水をせっせこ放水しています。そんな私は花粉などどこ吹く風という感じでノホホンとしつつ花見のネタ作りのほうが死活問題であり、知恵熱が出たり出なかったりの日々を過ごしています。

さて、こういった恒例の催し(例えば節分とか花火)や挨拶(結婚の挨拶、問い合わせの返信文)では効率化を図るために様々なテンプレート、もしくは見本帖を作られているのではないでしょうか。

こんな便利なテンプレートですが一歩使い方を間違えるとハプニングに見舞われることもあります。テンプレートを使い慣れているあなたであれば、「ハプニング起きたことが無いよ」と批判するかもしれません。事実ハプニングは、我らが「ティー坊」が身を持ってテンプレは過信してはイケナイということを我々に諭してくれました。

テンプレートのおさらい

テンプレートとは、(1)頻繁に利用する定型のフォーマットで、計算式の埋め込まれた表計算ソフトの表項目や、はがきや帳票など、定型パターンの一部を変更して使用できるデータフォーマットのこと、あるいは(2)入出力、処理、分岐などを表すフローチャートの枠を書くための定規のことである。

テンプレートとは - IT用語辞典 Weblio辞書

当yonetaso Labo ではSeesaaブログで記事を作成するときに「Seesaaブログの定型文機能」を用いて文章のテンプレート(ある程度決めた体裁)を呼び出すようにしています。こうすることで、悩みながら文章を打鍵する必要もなくなるわけです。ホント便利ですね。

ティー坊はある意味そのまま使います。

テンプレートのおさらいで記載した通りテンプレートって一部を改変して使用できるようにするのがお作法なわけです。当たり前ですが、お仕事というのは生き物(定量と変量が存在)ですから臨機応変が求められます。
例えば、お客さんが何度も注文してくれているのであれば、店員さんは住所を聞くのではなく、登録している住所を確認したり、相手の質問パターンが把握できていればある程度の傾向に照らし合わせて答えたりと、無駄な作業が削られていきます。このようにテンプレートと臨機応変が非常に重要なのです。

しかしながらティー坊はテンプレートをそのまま使ういわゆるテンプレ回答というものをしていました。もちろん名前とかは書き換えていて「一部変えてますけど何か?」というツッコミが聞こえてきます。しかしながらyonetaso Laboでは臨機応変も求めています。なのでこれはイケません。

テンプレート回答するとどうなるの?

一言で書くと「機械的な文章」となるでしょう。文章読んでて「なんか翻訳機通したような冷たさ」を経験したことありませんか?
私なりの観点ですが、文章というのは相手によって記載する粒度を変えていくのが必要です。適切な粒度で文章を書いてあげないと、人によっては与えられた内容が足りないと感じたり、与えられる内容が多すぎで要点をかいつまんで欲しいと思ったりすることがあります。
このような感情が芽生えてしまうと文章を用いたコミュニケーションエラーとなり、結局回数を増やす可能性があり、最悪機会損失を招く事も考えられます。

繰り返しだけどテンプレートと臨機応変を程よくね

ティー坊はまだまだこれから、yonetaso Labo(ヨネタソラボ)だったらとか、ティー坊自身だったらとか、相手だったらとかと多角的に物事を考えて欲しいと伝えてみました。この話につなげるまでは彼は「テンプレートに則って正しいことをしている。間違っていないという思い込み」が邪魔をしてなかなか会話が成り立ちませんでしたがorz もうちょっと『デール・カーネギーの話し方入門』 を読み解こうと思います。

最後に四方山ばなし

以前、ティー坊のやりとりメールを読み、やり取りがテンプレート化出来るなと思いました。周りに似た事例があるかを聞くといくつも該当する事例が出てきました。ティー坊のために「回答例を作っては?」と相談をしたところ却下されました。理由はぐうの音も出ない理由でした。

「ある程度のテンプレは用意しておいてもいいと思うんですが、同一の問い合わせでも問い合わせにそれぞれ色があったりするので、テンプレを個々に用意しておくというのが正直怖いです。ティーはよくテンプレ回答しちゃうので、そういうのも防止したいなと。。であれば、一度〇〇さんや僕に聞いていただいて理解して、自分の言葉にして回答していただきたいというのが本音ですね。。 すいません」

おいら浅はかだったよ。まだまだ、観察力が足りない証拠だなと、そしてyonetaso Labo(ヨネタソラボ)の仲間に助けられているんだなと感じた1日でした。

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